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Praticità

Introduzione

Per una visione generale del sistema Mela dai un'occhiata a questo video

Benvenuto in Mela!

Mela è l'unico strumento digitale facile come una chat e potente come un applicativo gestionale. Questa documentazione ti aiuterà ad usare Mela al meglio e sfruttarne le potenzialità.

Infatti, Mela è molto flessibile e si può facilmente adattare alle tue esigenze.

Nella finestra sulla destra puoi trovare esempi, informazioni aggiuntive e links a video. In quella di sinistra invece, trovi una barra di navigazione di questa pagina e la funzione di ricerca per aiutarti a trovare quello che cerchi.

Consulta anche la sezione delle domande frequenti.

Registrazione e Accesso

Loginutenti

Signupstep1

Signupstep2

Se non hai un account in Mela, devi registrarti.

Per farlo, puoi scaricare l'app o loggarti a Mela Works

Se sei sull'app, la prima volta che scarichi Mela, il sistema ti porta direttamente nella pagina di registrazione. In caso contrario, il bottone in basso è quello della registrazione. Se sei sul portale web, usa il bottone nella parte a destra.

Dalla pagina di registrazione, inserire l'email e la password che si userà in registrazione.

La password deve:

Nel secondo passo della registrazione, puoi inserire il nome, cognome, numero di telefono, si sceglie il proprio ruolo ed il numero di persone che lavorano nella tua azienda. Questo ci aiuta a personalizzare la tua esperienza in Mela.

Una volta registrato, devi cliccare sul link dell'email che ti abbiamo mandato per attivare l'account. Ad ogni modo, alla prima registrazione puoi entrare nell'account Mela direttamente, ma ricorda di confermare l'email.

Ora che hai un account verificato, puoi accedere al sistema con la tua email e password ogni volta che vuoi.

Se hai dimenticato la password, puoi richiederne una in qualunque momento cliccando sul pulsante: "Password dimenticata" ed inserendo l'email con la quale ti sei registrato.

Attività

Noi le chiamiamo attività, ma di fatto le puoi pensare come cantieri o diari.

Ogni attività è come un contenitore delle informazioni riguardanti quel lavoro ed ha 3 componenti principali:

  1. Le informazioni della testata dell'attività - tutte quelle informazioni che ti aiutano ad identificare l'attività, un po' come le cartelle sul tuo computer

  2. Le informazioni raccolte sul lavoro - tutte le informazioni tipo messaggi di testo, audio, foto, video, checklist, contabilità, firme e documenti.

  3. Le persone e squadre con cui l'attività è condivisa - puoi scegliere anche più di una persona, squadra o lasciare vuoto per non condividere con nessuno (le squadre si creano dalla pagina squadre delle impostazioni). Di fatto, se non si sceglie nessuna squadra o utente, l'attività diventa come un taccuino personale.

Solo il creatore dell'attività può condividere l'attività con altre persone o squadre.

Crea un'attività da app

Un video vale più di mille foto, che a loro volta valgono più di mille parole: Video crea task

Creataskapp

Dall'app, basta cliccare sul tasto '+' in basso a destra.

Si apre una nuova pagina - quella della testata dell'attività, ovvero informazioni del tuo progetto:

Parametro Descrizione
Nome Attività Il nome dell'attività, un po' come il titolo
Descrizione La descrizione dell'attività con più dettagli rispetto al titolo
Indirizzo L'indirizzo è preso automaticamente dal GPS del telefono (o dalla connessione internet se da portale), ma se si vuole si può modificare ed inserire a mano. Cliccando qui e digitando un indirizzo, vengono suggeriti degli indirizzi. Bisogna selezionare quello desiderato.
Condividi Le persone e squadre con cui si vuole condividere l'attività (possono essere più di uno)
Progetti Il progetto (o i progetti) nei quali si vogliono raggruppare le attività (maggiori dettagli sotto nell'apposita sezione)
Tipo Attività (SOLO PER UTENTI ENTERPRISE) Il tipo di attività che si vuole creare - questo campo deve essere prima impostato dal portale web di Mela. Il tipo attività dà la possibilità di definire progetti ed aggiungere campi addizionali alla testata

Alla fine, basta cliccare sul tasto 'Crea Attività' e sei dentro all'attività appena creata. Puoi iniziare ad aggiungere informazioni.

La condivisione di un'attività può avvenire con squadre create precedentemente o con utenti singoli, tramite un email. Il creatore dell'attività è l'unico che può condividere quell'attività. Esiste tuttavia la possibilità di dare la possibilità ad altre persone di condividere quell'attività: clicca sul tasto di condivisione dell'attività e dove ci sono i nomi delle persone con le quali l'attività è condivisa, clicca sulla loro icona per attivare le opzioni. Se le rendi admin dell'attività, questi utenti possono condividere l'attività ulteriormente e rendere altri utenti admin dell'attività.

Crea un'attività da portale

Portalemelanavigazione

Portalemelacreazionetasksingola

Dal portale di Mela, puoi vedere le attività create da app e creare attività che vedrai anche lato app.

In alto nella pagina Lista Attività, clicca sul pulsante '+ Attività'.

Si apre una finestra di inserimento delle informazioni di testata.

I campi di inserimento sono come quelli lato app. Ricorda che i tipi tasks sono solo per gli utenti Enterprise.

Una volta aggiunte le informazioni della testata dell'attività, clicca su 'Aggiungi'.

L'attività compare nella finestra centrale ed è disponibile sia lato app che portale.

Importa attività da file

Video per creazione attività da portale

Generatetemplate

Importedtask

E' possibile importare una serie di attività in Mela facendo uso della funzione importazione. Se hai già un file .csv con le attività da importate, clicca sul tasto 'Importa file .csv' nella pagina di creazione attività.

Le attività devono essere importate in formato csv ed e' possibile scaricare un template con linee di esempio nella sezione 'Genera template'. Il template può essere scaricato per tipo di attività - basta cliccare su 'includi linee di esempio' prima di generare il template.

Per importare una lista attività da un file csv:

A questo punto le attività sono create e disponibili in Mela a tutti gli utenti con i quali sono condivise.

Accanto ad ogni attività, c'è un colore che indica diverse cose dipendendo dal colore:

Aggiungi informazioni ad un'attività

Un esempio di informazioni all'interno di un attività:

Itemsmela0

Itemsmela1

Una volta creata un'attività, si possono raccogliere informazioni al suo interno di diversa natura, in una maniera simile ad una chat. Noi chiamiamo queste informazioni items.

In Mela, crediamo che la realtà sia complessa e difficilmente inquadrabile in delle scatole predefinite. Soprattutto in realtà complesse che possono cambiare nel tempo, come nei cantieri per esempio, la raccolta di informazioni deve poter avvenire in maniera naturale e flessibile.

Per questo, in Mela puoi inserire informazioni di qualunque tipo senza restrizioni.

Le informazioni possono essere destrutturate come messaggi di testo, audio, foto, video, firme e files pdf. Oppure, si possono inserire informazioni più strutturate come checklists (da creare e personalizzare nel portale) e contabilità.

Le attività che contengono informazioni non ancora lette sono indicate da un pallino rosso alla destra del nome dell'attività.

Tipi di informazione

Informazione Descrizione
Testo Messaggi di tipo testo
Audio Messaggi audio - oltre a registrare l'audio, Mela trascrive automaticamente in parole il messaggio vocale. Usiamo Intelligenza Artificiale per questa operazione e a volte la trascrizione non è perfetta... però, ci azzecca quasi sempre. Poi al limite si può correggere manualmente :)
Foto e video Le foto ed i video possono essere presi dalla fotocamera (assicurati di aver dato il permesso a Mela di accedere all fotocamera) o dalla libreria (anche qui ci devi dare il permesso per accedere)
Checklist Devi impostare i modelli delle checklists dal portale web. Se le hai impostate puoi sceglierle e riempirle dall'app
Documenti pdf Puoi inserire documenti pdf dentro il task
Contabilità E' una tabella dove inserire persone, materiali, mezzi e qualunque altra voce di contabilità con le rispettive ore lavorate, quantità, unità di misura e costi. Di base, la data di riferimento è quella di oggi, ma se si vuole si può cambiare
Firma Puoi firmare con il dito dentro Mela. La firma blocca la possibilita di modificare o cancellare le informazioni inserite prima della firma. Pero si possono inserire informazioni nuove sotto la firma che sono nuovamente modificabili/cancellabili fino alla prossima firma... si, puoi aggiungere tutte le firme che vuoi!
Evento a calendario Puoi registrare un evento a calendario da Mela ed invitare partecipanti che riceveranno un invito nel loro calendario

Se un'attività contiene delle informazioni che non hai ancora letto, compare un pallino rosso su quell'attività, proprio ad indicare che ci sono nuove informazioni da leggere.

Modifica un'informazione

Tieni premuto su un'informazione - per le foto e video, ti consigliamo di tenere premuto sul contorno bianco dell'informazione (sennò ti si apre)

Longpresstesto

Quando inserisci un'informazione in Mela, puoi modificarla o cancellarla - sempre che non si sia aggiunta una firma. Le informazioni messe prima di una firma non possono essere modificate o cancellate da nessuno.

Gli utenti Enterpise possono modificare o cancellare informazioni inserite da altri, se e solo se hanno un permesso speciale gestito nella pagina squadre (lo vediamo dopo). Di base, questo permesso è disattivato.

Ok, ora vediamo come si fa.

Tieni premuto sopra un'informazione con il dito per qualche secondo. Ti usciranno delle opzioni (vedi foto a destra) - queste informazioni cambiano leggermente dipendendo dal tipo di informazione. Pero' di base troverai quelle descritte sotto:

Opzione Descrizione
Rispondi Ti permette di rispondere ad un'informazione specifica. La risposta può essere di qualunque tipo
Copia Ti permette di copiare quell'informazione in un altro task. Se scegli "copia", ti compare la lista attività cosi puoi scegliere dove copiare quell'informazione
Modifica Puoi modificare quell'informazione. Per esempio, modificare un messaggio di testo, la trascrizione di un audio, le informazioni di una checklist o di una contabilità
Condividi Questa opzione ti permette di condividere quell'informazione con altre app del tuo cellulare o di salvarla in locale
Seleziona Puoi selezionare una o più informazioni da esportare in un file pdf
Letto da Questa opzione indica chi ha letto quell'informazione di quell'attività
Elimina Elimina l'informazione dall'attività. Se l'attività è condivisa, l'informazione sparisce a tutti

Se l'informazione su cui si tiene premuto è una foto o video, non c'è l'opzione di modifica, perché si trova quando si apre una foto a tutto schermo, cliccandoci sopra (vedi sotto). Compariranno invece delle opzioni aggiuntive a quelle sopra e non ci sarà l'opzione di modifica (quello si fa in altro modo - vedi sotto)

Opzione Descrizione
Didascalia Puoi scrivere del testo relativo alle foto o video direttamente sotto
Cambia indirizzo La geolocalizzazione di dove le foto sono inserite in Mela è visibile sulla mappa di Mela. Se vuoi cambiare l'indirizzo, lo puoi fare da qui
Mostra sulla mappa (solo per foto) E' legato al precedente: le foto sono visibili sulla mappa di Mela. Se vuoi vedere dove una foto è stata inserita in Mela, clicca questa opzione e ti si apre la mappa

Modifica foto

Imagedetail

Modifyimage

Video di approfondimento

Puoi visualizzare le foto a schermo intero con un semplice click sulla foto.

Quando la foto è a schermo intero, in alto c'è un tasto 'edit' per modificare la foto. Se clicchi su 'edit' compaiono opzioni per modificare la foto. Le più usate sono:

Elimina o archivia un'attività

Da app

Eliminaarchiviataskapp

Nella lista attività, scegli quale attività vuoi eliminare o archiviare. Ora, con il dito scrolla verso sinistra sopra l'attività desiderata. Compariranno due bottoni:

Questi pulsanti sono abilitati solo se si posseggono i permessi per compiere queste operazioni. In generale, solo il creatore di un'attività può eliminarla o archiviarla (ci sono alcune eccezioni a questa regola). Inoltre, se un'attività contiene almeno una firma non può più essere eliminata.

Le attività archiviate non sono visibili nella lista attività, ma sono ricercabili tramite i filtri. Le attività eliminate sono cancellate e non piuà visibili né ritrovabili.

Da portale

Nella lista attività, selezionare l'attività desiderata cliccando sul pallino a sinistra del titolo e comparirà una barra con delle opzioni. Le due a destra sono per eliminare o archiviare l'attività.

Da portale è possibile eliminare o archiviare più attività allo stesso tempo, basta selezionare tutte quelle sulle quali eseguire l'operazione.

Questi pulsanti sono abilitati solo se si posseggono i permessi per compiere queste operazioni. In generale, solo il creatore di un'attività può eliminarla o archiviarla (ci sono alcune eccezioni a questa regola). Inoltre, se un'attività contiene almeno una firma non può più essere eliminata.

Le attività archiviate non sono visibili nella lista attività, ma sono ricercabili tramite i filtri. Le attività eliminate sono cancellate e non piuà visibili né ritrovabili.

Logiche base dei permessi delle attività

Di seguito, riportiamo le logiche base dei permessi di Mela - in alcuni casi, alcune logiche si possono cambiare tramite permessi speciali (in generale, legati agli utenti Enterprise).

Il creatore dell'attività può scegliere con chi condividerla. Se l'attività è condivisa con utenti singoli tramite la loro email, il creatore dell'attività può scegliere di renderli admin di quell'attività. Gli admin di un'attività possono condividere ulteriormente l'attività con altre persone o squadre e possono nominare altri admin di quell'attività.

Le informazioni inserite in un'attività possono essere modificate o cancellate solo da chi le ha create.

Non si possono modificare o cancellare informazioni inserite prima di una firma.

Quando un'attività è archiviata, nessuno può più aggiungere informazioni, modificarne o cancellarne di esistenti o eliminare l'attività.

Solo il creatore dell'attività può eliminarla.

Se un'attività contiene delle informazioni di contabilità, alcune persone possono vedere il riassunto contabilità di quell'attività. Analizziamo chi (alcuni concetti sono spiegati più sotto e qui sono dati per scontati):

Progetti

Progettiicona

Progettilista

I progetti ti consentono di organizzare le tue attività e di raggrupparle, appunto per progetti.

Un'attività può far parte di uno o più progetti, oppure di nessun progetto. La scelta è tua.

Per accedere ai progetti, basta cliccare sul logo in alto a destra dell'app o in alto a sinistra della schermata principale del portale di Mela.

Puoi creare nuovi progetti, spostarti da un progetto ad un altro, modificare il nome di progetti esistenti o cancellare un progetto da questa pagina.

La logica di creazione di un progetto ha bisogno di introdurre il concetto di amministratore di una licenza: i proprietari dell'azienda che ha comprato le licenze di Mela, sono gli amministratori di quelle licenze.

Facciamo un esempio per chiarire: Luisa è proprietaria di un'azienda con due dipendenti: Luca e Mario. Luisa compra 3 licenze Mela per la sua azienda ed aggiunge Luca e Mario su Mela. In questo caso, i progetti che crea Luisa in Mela sono visibili anche da Luca e Mario. Invece, se Luca crea un progetto, lui sarà l'unico a vederlo nel suo conto Mela.

Immaginiamo ancora che Luisa voglia condividere un'attività con un cliente (o altra azienda). Questi altri utenti non vedranno i progetti creati da Luisa (e tantomeno quelli di Luca o Mario).

Associare attività a progetti

Dai una visione generale sui progetti con questo video

Ci sono diverse maniere per associare un'attività ad un progetto. Vediamole una per una:

  1. La creazione di un'attività quando si è già all'interno di un progetto associa automaticamente quell'attività a quel progetto senza dover fare nulla.

  2. Durante la creazione di un'attività c'è un campo chiamato appunto 'Progetti' nel quale si possono scegliere i progetti da associare quell'attività.

  3. Dal portale di Mela, si possono selezionare più attività dal cerchio a sinistra del nome dell'attività. Questa operazione fa comparire una barra con delle azioni possibili: una di queste è per associare le attività a progetti.

Squadre

Le squadre consentono di condividere le attività con una o più squadre di persone senza dover digitare ogni volta tutte le loro emails.

Le squadre sono appunto create con le emails delle persone. Questo significa che sono molto flessibili: possono essere con persone esterne all'azienda e, per gli utenti Enterprise, se ne possono gestire i permessi.

Crea una squadra da app

Creagruppiapp

Aggiuntautenteapp

Puoi creare una squadra da app andando nella pagina 'Squadre' delle impostazioni e cliccando sul bottone '+' in basso a destra.

Si apre una schermata da cui aggiungere il nome della squadra. Ti consigliamo di darci un nome significativo così che quando lo usi hai un'idea di chi è membro di quella squadra.

Se clicchi su 'Squadra predefinita', ogni attività che crei conterrà già quella squadra in creazione. Ovviamente, poi lo puoi togliere e mettere altre squadre.

Per aggiungere i membri della squadra, devi cliccare su 'membri della squadra'. Si apre una schermata con i tuoi contatti della rubrica - quelli di cui hai un'email.

Li puoi cercare e selezionare per aggiungerli alla squadra.

Se vuoi aggiungere qualcuno che non è in rubrica, scrivi la sua email e poi clicca su conferma in basso a destra. La sua email sarà aggiunta alla lista.

Quando clicchi 'Aggiungi membri', i membri selezionati sono aggiunti alla squadra ed la squadra è creata.

Per creare la squadra, clicca su 'Crea squadra'.

I permessi delle squadre possono essere gestiti solo dal portale (vedi sotto).

Crea una squadra da portale

Creagruppoportalenome

Creagruppoportaleutenti

Per creare una nuova squadra, vai nella pagina 'Squadre' delle impostazioni e clicca su '+ squadra' che si trova in alto allo schermo.

Si apre una finestra da dove devi scegliere un nome per la squadra. Ti consigliamo di dare un nome significativo così che quando lo usi hai un'idea di chi è membro di quella squadra.

Una volta scelto il nome, clicca su 'Aggiungi utenti'.

Ora puoi aggiungere le emails delle persone che faranno parte della squadra. Puoi aggiungerle una alla volta, cliccando '+' o invio dopo ogni email, oppure una dopo l'altra separate da una virgola. Quando hai fatto, clicca su 'Crea squadra'.

La squadra è creata e disponibile. Puoi creare quante squadre vuoi ed aggiungere le persone che preferisci ad ogni squadra.

Puoi modificare il nome della squadra cliccando sulla matitina, puoi aggiungere membri alla squadra con il '+' e, se sei il creatore di quella squadra, rimuovere utenti dalla squadra.

Se non sei l'amministratore di una squadra e vuoi uscirne, basta che clicchi sul cestino accanto al tuo nome.

Gestisci i permessi dei membri della squadra - SOLO PER ENTERPRISE

Permessimembrigruppi

Clicca sui tre pallini nel riquadro in alto a destra di una squadra. Dalla pagina di gestione squadre, vedi tutti i membri che fanno parte di quella squadra e ne puoi gestire i permessi se sei amministratore di quella squadra.

Permesso Descrizione
Admin L'amministratore della squadra può gestire i permessi degli altri membri della squadra. Ci può essere più di un amministratore, ma ce ne deve sempre essere almeno uno
Add items Chi può aggiungere informazioni in un'attività condiviso con quella squadra (ricordi? noi chiamiamo items le informazioni inserite dentro un'attività). Se un membro non ha questo permesso, è solo un 'visualizzatore' dell'attività
Edit tasks Chi può modificare le informazioni di testata dell'attività, per esempio, nome dell'attività, descrizione, responsabile, tipo attività e i campi personalizzati del tipo attività
Edit items Chi può modificare le informazioni inserite da altri. Puoi sempre modificare quelle inserite da te, se non sono firmate!
Remove tasks Chi può eliminare un'attività. Quando un'attività è eliminato non c'è ritorno. Usa questo permesso con cautela
Remove items Chi può eliminare informazioni inserite da altri. Puoi sempre rimuovere quelle inserite da te, finchè non sono firmate!
Share Chi può condividere un'attività con questa squadra
Sign Chi può firmare. Ricorda che la firma blocca la modifica/eliminazione di informazioni inserite prima della firma
Close Chi può chiudere l'attività. Una volta chiuso, nessuno può più modificare o eliminare l'attività o le informazioni al suo interno

Puoi anche aggiungere e, se sei amministratore della squadra, rimuovere membri ad una squadra.

Gestione delle impostazioni

Paginaazienda

La gestione della maggior parte delle impostazioni si può fare solo da portale.

In alto a sinistra nel portale, c'è l'accesso alla pagina delle impostazioni da cui si possono gestire i membri dell'azienda ed i modelli che tutti i membri dell'azienda vedono.

Il tuo profilo

La prima parte delle impostazioni è relativa al profilo dell'utente.

Da questa pagina, puoi mettere una foto profilo, resettare la password, modificare i tuoi dati personali come nome e cognome e cambiare la lingua del portale e delle trascrizioni dell'audio.

Puoi anche scegliere se vedere l'indirizzo e le coordinate di ogni foto inserita in Mela.

Da questa pagina, puoi anche fare il logout.

Licenze e fatturazione

Informazioniazienda

Per prima cosa, nel box 'Nome dell'azienda' devi dare un nome all'azienda per crearla.

Puoi anche inserire il logo della tua azienda che apparirà quando crei le esportazioni dei tasks in pdf o word. Se non metti nessun logo, nelle esportazioni uscirà il logo di Mela.

Il resto delle informazioni dipende dal tipo di licenza che hai:

Tipo di licenza Descrizione
FREE Puoi comprare licenze. Ricorda che hai a disposizione 50 items e 10 tasks, dopodichè dovrai acquistare una licenza per continuare a scrivere in Mela, ma puoi continuare a leggere informazioni scritte da altri
PRO Puoi modificare i dati della tua carta di credito e gestire le tue licenze. In particolare, puoi aggiungere le emails delle persone per cui hai pagato, con cui potrai condividere i modelli (vedi sotto)
ENTERPRISE Se sei l'admin dell'azienda, puoi aggiungere i membri della tua azienda tramite le loro emails.

Gli utenti inseriti nei 'Membri azienda' avranno a disposizione i modelli personalizzati dell'azienda. Tutti gli utenti aggiunti hanno la licenza Pro o Enterprise, dipendendo dal piano dell'admin dell'azienda.

Solo l'amministratore dell'azienda può inserire e modificare i modelli. Ci possono essere più amministratori dell'azienda.

Gli slots dei membri dell'azienda sono limitati al numero di licenze.

Gli amministratori dell'azienda possono anche scegliere quale altro membro è amministratore dell'azienda o contabile. I contabili dell'azienda hanno accesso ai campi ristretti della contabilità e al riassunto contabilità delle attività.

Modelli: contabilità, etichette, checklists, tipi attività e squadre

Dalle impostazioni puoi gestire i tuoi modelli per la contabilità, etichette, checklists, tipi attività (solo per Enterprise) e squadre.

Quando un utente crea un modello, quel template sarà disponibile solo a quell'utente tranne se à un admin di un'azienda.

Gli admin delle aziende infatti possono creare checklists ed etichette che tutti i membri dell'azienda possono usare.

Gli utenti Enterprise possono anche scegliere di associare una checklist ad un tipo di attività specifico.

Contabilità

Contabilitaazienda

Contabilitaazienda1

Le informazioni della contabilità in Mela possono avere dei campi già precompilati in maniera tale che sia semplice e veloce selezionarli.

Esistono delle sezioni di default, ma si può scegliere di eliminarle e di crearne di nuove. Le tre sezioni di default sono:

All'interno di ogni sezione, si possono aggiungere le voci della contabilità, come per esempio quelle del computo metrico.

Di default, ogni voce all'interno di una sezione ha 3 campi: nome, unità di misura e prezzo unitario. L'unico campo obbligatorio per ogni voce è il nome. In aggiunta, si possono aggiungere campi aggiuntivi, comee per esempio il codice articolo.

Noterai che il campo 'prezzo unitario' ha il simbolo di un occhio. Quel simbolo indica che quei campi possono essere ristretti solo a chi ha il permesso di contabile oppure che sono visibili a tutti. Se un campo è ristretto, solo chi ha il permesso di contabile può vederlo nei modelli contabilità dell'azienda e nell'inserimento delle informazioni dentro le attività.

Etichette

Etichetteazienda

Noi le chiamiamo tags o etichette. Le etichette sono uno strumento semplice e potente allo stesso tempo.

Sono molto utili per visualizzare in maniera semplice informazioni utili e per ritrovarle. Ricordano in qualche modo gli '#' dei social media.

Puoi aggiungere quante etichette vuoi. Gli utenti le possono usare nelle informazioni aggiunte da loro o nelle informazioni aggiunte da altri, senza restrizioni. Per esempio, si possono aggiungere o togliere le etichette anche di informazioni aggiunte prima di una firma - ricordi? Una firma blocca la modifica e l'eliminazione delle informazioni antecedenti, tranne appunto che per le etichette.

Se sei dentro un task e vuoi aggiungere un'etichetta che non hai a disposizione, la puoi scrivere sul momento ed aggiungerla. Questa etichetta sarà aggiunta all'informazione e sarà aggiunta come etichetta nel tuo profilo personale. Questo significa che tu potrai usarla di nuovo, ma gli altri membri della tua azienda non ce l'hanno a disposizione. Puoi distinguere le tue etichette da quelle aziendali in base al colore: più scure sono personali e le puoi cancellare, più chiare sono aziendali e quindi cancellabili solo a chi è amministratore dell'azienda.

Checklists

Checklisttemplateazienda

Le checklist sono liste di controllo per attività frequenti oppure possono essere usate come verbali di sopralluogo.

Le checklists ti permettono di creare dei templates da usare quando le persone sono sul campo e devono raccogliere informazioni in maniera ripetitiva ed organizzata.

Ovviamente, per fare questo, devi sapere in anticipo che tipo di informazione venga raccolto - se ciò è vero, le checklist ti possono aiutare.

La creazione di un modello checklist è simile a quella di un tipo attività.

Per crearne uno nuovo, clicca su 'Aggiungi' dove ti comparirà una finestra.

Dai un nome alla checklist, per esempio il tipo di attività.

Poi puoi inserire dei campi personalizzati. Puoi scegliere il nome del campo ed indicare che tipo di campo si tratta. Puoi inserire quanti campi vuoi.

Esempi di campi:

Puoi scegliere se ci sono dei campi obbligatori che devono essere compilati per forza prima del salvataggio della checklist.

Tipo di campo Descrizione
text Quando il campo che si vuole usare è di tipo testuale (o alfanumerico, tipo un codice prodotto o componente)
date Quando si vuole che il campo sia riempito con una data
checkbox Casella di controllo da spuntare se verificata
numeric Campo di tipo numero - permette solo numeri (quindi usa text se vuoi un campo alfanumerico)
scelta multipla Se vuoi avere un menu a tendina con le varie opzioni dentro con la possibilità di sceglierne più di una - se selezioni questo tipo di campo, compare un altro box in cui inserire le varie opzioni separate da virgola o punto e virgola
scelta singola Se vuoi avere un menu a tendina con le varie opzioni dentro, ma con la possibilità di sceglierne solo una - se selezioni questo tipo di campo, compare un altro box in cui inserire le varie opzioni separate da virgola o punto e virgola
time Campo di tipo ora - solo ora e minuti
descrizione Campo che non ha bisogno di azioni all'inserimento della checklist, ma è appunto una descrizione di qualcosa all'interno della checklist

Una volta creato un template checklist, è poi possibile copiarlo per crearne un altro, modificarlo o cancellarlo. Queste operazioni si fanno tramite le iconcine accanto ad ogni nome del template.

Se hai già delle checklists nella tua azienda, le puoi importare tramite Excel.

Per prima cosa, scarica il Template ed esegui i passi seguenti:

Una volta importato, le checklists sono salvate ed inserite in Mela.

Tipi di attività - solo per Enterprise

Tipitaskazienda

Il tipo attività è un po' come una cartella in un pc. Permette di organizzare le attività e ritrovarle in maniera semplice.

Per crearne uno nuovo, clicca su 'Aggiungi' dove ti comparirà una finestra.

Dai un nome al tipo attività, per esempio il nome del progetto, dell'attività, del tipo di diario o del componente.

Poi puoi inserire dei campi personalizzati. Puoi scegliere il nome del campo ed indicare che tipo di campo si tratta. Puoi inserire quanti campi vuoi.

Esempi di campi:

Tipo di campo Descrizione
text Quando il campo che si vuole usare è di tipo testuale (o alfanumerico, tipo un codice prodotto o componente)
date Quando si vuole che il campo sia riempito con una data
checkbox Casella di controllo da spuntare se verificata
numeric Campo di tipo numero - permette solo numeri (quindi usa text se vuoi un campo alfanumerico)
scelta multipla Se vuoi avere un menu a tendina con le varie opzioni dentro con la possibilità di sceglierne più di una - se selezioni questo tipo di campo, compare un altro box in cui inserire le varie opzioni separate da virgola o punto e virgola
scelta singola Se vuoi avere un menu a tendina con le varie opzioni dentro, ma con la possibilità di sceglierne solo una - se selezioni questo tipo di campo, compare un altro box in cui inserire le varie opzioni separate da virgola o punto e virgola
time Campo di tipo ora - solo ora e minuti

Una volta creato un tipo attività, è poi possibile copiarlo per crearne un altro, modificarlo o cancellarlo. Queste operazioni si fanno tramite le iconcine accanto ad ogni nome del template.

Ricerca

Ricerca lato app

Video ricerca lato app

Ricercaapp

Risultatoricercaapp

Per ricercare delle informazioni in Mela dall'app, cliccare sull'icona di ricerca (la lente di ingrandimento in alto a destra della lista attività).

Si apre una pagina di ricerca. Per fare una ricerca semplice, clicca su 'Cerca' per far comparire la tastiera. Scrivi la parola (o le parole) cercata.

Se preferisci usare un filtro, clicca su "Filtri" e poi sul tipo di filtri che vuoi usare.

Quando sei pronto, clicca su 'Search'.

Mela trova tutte le informazioni che soddisfano la tua ricerca. Sono in evidenza le informazioni dentro le attività divise per attività.

Clicca sull'informazione che cercavi per andarci. Il sistema ti mostra l'informazione ricercata evidenziandola in azzurrino.

Puoi vedere le informazioni precedenti scrollando in alto. Se vuoi vedere quelle successive, scrolla verso il basso ed il sistema carica le 3 informazioni successive (solo 3 perchè sia più gestibile il ritrovamento delle informazioni. Se ne vuoi di più, scrolla di nuovo).

Se vuoi andare alla fine delle informazioni di quell'attività, clicca sulle doppie frecce che ti portano in basso.

Ricerca lato portale

Ci sono due tipi di ricerca lato portale.

Uno è nella barra di ricerca nella pagina della lista attività. In questa barra, è sufficiente digitare qualche lettera della parola cercata ed il sistema filtra automaticamente per quelle lettere senza neanche dover cliccare invio.

L'altra ricerca è disponibile cliccando su 'filtri'.

Ricarcaportale

In questa pagina si hanno a disposizione una serie di filtri per cercare le informazioni richieste.

I parametri per cui si può filtrare sono:

Parameter Description
Creato L'intervallo di date in cui l'attività è stata creata
Modificato L'intervallo di date in cui si sono aggiunte informazioni
Creato da L'indirizzo email del creatore dell'attività
Stato Attività Lo stato dell'attività che si vuole trovare
Squadre Le squadre con cui l'attività è stata condivisa
Tipo Informazione Se si sta cercando un particolare tipo di informazione, per esempio una foto, un audio, un pdf o altro
Tipo di attività (SOLO ENTERPRISE) Il tipo di attività che si vuole ricercare
Etichette La lista delle etichette per cui si vuole cercare

Esportazioni

Le esportazioni si possono fare solo dal portale web di Mela.

Puoi esportare diversi tipi di informazione in diversi formati.

Barraopzionitasks

Barraexport

Mela è uno strumento molto flessibile e, quindi, puoi esportare le informazioni in diverse forme.

Se clicchi sul cerchio che si trova a sinistra di ogni attività, compare una barra in basso. E' possibile selezionare anche più di un'attività alla volta.

Se si clicca su 'Esporta' ci sono un po' di opzioni, ma come minimo bisogna selezionare che tipo di esportazione si vuole fare e in che formato.

Il default è esportare la timeline dell'attività in pdf.

Guardiamoli uno alla volta.

Lista attività

Questa opzione esporta le informazinoi delle testate delle attività selezionate.

Puoi scegliere il formato: XLSX, PDF o DOCX

Giornale lavori - opzione di default

Questa opzione esporta le informazioni che sono all'interno dell'attività selezionata (o delle attività selezionate).

L'esportazione in XLSX del giornale lavori genera un file Excel dove la prima riga contiene le informazioni della testata dell'attività ed ogni riga successiva i dettagli di ogni informazione inserita in quell'attività.

Se si sono selezionati più attività, il file XLSX conterrà tutti le attività in un unico file, mentre i PDF e DOCX saranno divisi per attività.

Checklist

Questa opzione esporta tutte le checklists inserite dentro le attività selezionate, comprese le etichette associate se ce ne sono.

Nel formato XLSX, ogni checklist inserita in Mela è in una riga ed i campi delle checklists sono nelle colonne.

Se si sono selezionati più attività, il file XLSX conterrà tutte le checklists in un unico file, mentre i PDF e DOCX saranno divisi per attività.

Contabilità

Questa opzione esporta tutte le contabilità inserite dentro le attività selezionate, comprese le etichette associate se ce ne sono.

Se si sono selezionati più attività, il file XLSX conterrà tutte le checklists in un unico file, mentre i PDF e DOCX saranno divisi per attività.

Risultati ricerca

Questa opzione si attiva solo se si è effettuata una ricerca. Quindi, i passi sono:

  1. effettua una ricerca

  2. seleziona le attività desiderate

  3. seleziona 'risultati ricerca' ed il formato desiderato

  4. clicca su 'Esporta'

Per esempio, se voglio esportare tutte le contabilità del mese scorso per capire quante spese ho avuto, i passi da fare sono:

  1. Nei 'Filtri avanzati', scegli le date che vuoi nei campi 'modificato dal' e 'modificato al'

  2. Nei 'Filtri avanzati', scegli il 'Tipo Info': 'contabilità'

  3. Cerca ed il sistema trova le informazioni volute

  4. Seleziona manualmente le attività con il pallino a sinistra

  5. Seleziona 'Risultati ricerca' e XLSX

Il risultato sarà un file Excel con tutte le contabilità inserite in Mela. Puoi sapere velocemente quanto devi pagare i fornitori (o quanto ti devono pagare)!

Immagini

Questa opzione ti permette di scaricare solo le immagini e video che sono dentro un'attività.

Si crea un file .zip che contiene le foto di ogni attività con un numero progressivo.

Se si selezionano più attività, il file .zip contiene tante cartelle quanti attività selezionate divise per nome, al cui interno si trovano le foto di ogni attività.

Eventi a calendario

Questa opzione ti permette di vedere quali eventi a calendario cadono in un certo periodo di tempo.

Devi scegliere la data di inizio e di fine del periodo che ti interessa. Il sistema poi ti ritorna un file Excel con gli eventi inseriti in Mela che 'cadono' in quel periodo.

Per esempio, immagina di aver inserito in Mela i diari di manutenzione di un componente con i relativi eventi a calendario delle manutenzioni periodiche. Questo tipo di esportazione ti permette di scegliere un periodo e vedere se ci sono degli eventi in quel periodo.

Hai ancora bisogno di aiuto?

Se hai ancora dubbi, prova a consultare la nostra pagina di domande frequenti oppure mandaci un email.

Buon lavoro con Mela!